Как правильно составить опись предоставляемых документов. Опись вложения в ценное письмо Как заполнить опись вложения в ценное письмо

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

ФАЙЛЫ

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в

• бандероли,
• посылки,
• ценные письма.

Нас интересует последний пункт.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

1. таблица вложенных документов:
   • порядковый номер,
   • наименование,
   • количество штук,
   • объявленная ценность (в рублях);
2. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности ;
3. отправитель (ФИО или название юрлица);
4. подпись отправителя.

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

• незапечатанным конвертом,
• вложенными в него документами,
• двумя заполненными бланками описи,
• суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Ваш бланк готов, и вы должны были его уже скачать. Все напечатанные вами бланки хранятся в "Мой профиль" -> "Напечатанные бланки". Вы всегда сможете скачать ранее распечатанный бланк в этом разделе.

Если вам понравился наш сервис, мы просим вас рассказать о нем своим друзьям в социальных сетях. Для этого нажмите на одну из кнопок:

Хорошо, спасибо!

Опись вложения - документ описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. В общем случае это бланк, который заполняется от руки или на компьютере и вкладывается в почтовое отправление (письмо посылка и т.д.).
Опись содержит перечень позиций которые включены в отправление, а так же их количество и стоимость. Бланк описи вложения перед запечатыванием должен быть завизирован штампом почтового отделения. Почта России использует бланк описи по форме 107.
Опись вложения по форме 107 используется для следующих видов отправлений:

• опись вложения в ценное письмо;
• опись вложения в посылку;
• опись вложения в бандероль;

Ниже описан порядок оформления бланков описи вложения в учреждения Почты России.
Отправитель заполняет два бланка описи вложения по форме, в которых указывается: наименование (или ФИО) и почтовый адрес адресата, наименование, количество предметов и сумма их оценки с точки зрения отправителя. Указанная стоимость с одной стороны влияет на сумму компенсации, которую вы получите в случае утери отправления, с другой стороны увеличивает страховой сбор за отправление.
Далее, после заполнения отправитель ставит свою подпись на каждом бланке. В случае, когда среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе "объявленная ценность" напротив их в строке ставится прочерк на каждом бланке. При этом по желанию отправителя на экземпляре описи, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.
После заполнения бланков описи вложения почтовый работник должен выполнить следующие действия:

• Сопоставить записи в обоих экземплярах описи вложения;
• Сравнить соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) почтового отправления;
• Сравнить отправляемые предметы с записями в описи;
• Проверить соответствие общей суммы вложений, из описи, сумме объявленной ценности почтового отправления. Сумма объявленной ценности почтового отправления должна быть тождественна суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
• Проставить на обоих экземплярах описи вложения оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;

Первый экземпляр описи вложения вкладывается поверх вложения в почтовое отправление и упаковывается, второй экземпляр выдается отправителю вместе с квитанцией.
Услуга проверки описей вложения посылок, сдаваемых гражданами, и почтовых отправлений с объявленной ценностью, сдаваемых юридическими лицами, может быть платной.

При оформлении посылки, бандероли, а также заказного письма нужна специальная опись вложения. Она представляет собой бланк, который включает в себя сведения о количественных и стоимостных характеристиках отправления.

Перед тем, как положить опись в бандероль, посылку или заказное письмо, необходимо, чтобы она была завизирована. Понять, как заполнить опись вложения в заказное письмо , очень просто. В каждом отделении почты есть бланки, а также образцы заполнения. На первый взгляд, может показаться, что между заказным и ценным письмом нет разницы. Но на самом деле, что касается заказного письма, то его содержание не проверяется. Поэтому, если вы отправляете ценные бумаги, то лучше воспользоваться доставкой ценных писем, так как они отправляются с описью. Так вы будете уверенны, что весь перечень документов внесен в список описи вложения.

• ! Пример правильно заполненной описи вложения в письмо или посылку откроется по клику на картинку.

Также можно заполнить опись вложения онлайн. В Интернете много бланков, соответствующей формы. Для этого вам нужно заполнить их в соответствии с требуемыми данными, а затем просто распечатать и принести в отделение почты при оформлении отправки. Такой способ сократит время вашего пребывания в почтовом отделении. Ведь сейчас все хотят сэкономить свое время на более важные дела.

Для того, чтобы опись вложения в письмо заполнить в онлайн режиме, нужен образец, так как не всегда все пункты понятны. С этим тоже нет проблем, так как образцы все одной формы и вы правильно все заполните. Поисковая система выдаст вам множество сайтов, на котором можно скачать как сам бланк, так и образец заполнения.

Так как заполнять опись вложения в ценное письмо? Да очень просто. Оно содержит не такой большой перечень информации. В первой строке, указывается, во что осуществляется вложение, в данном случае в ценное письмо, далее кому и куда оно направленно. В графе «кому» указывается номер почтового отделения, на которое придет письмо. В графе «куда» — полный адрес, на который будет осуществляться доставка с указанием страны, области, города, а также индекса почтового отделения. Затем идет перечень отправляемых предметов, их количество и ценность. Подробно расписывается название каждого отдельного предмета, в конце подводится итог их общей суммы, а также общей суммы оценочной стоимости.

Если отправление с объявленной ценностью, то оно подлежит к отправке открытым, но с описью вложения. При этом необходимо заполнить два экземпляра бланка. На каждом бланке необходима подпись отправителя. В случае, если среди оцененных предметов есть и не оцененные, напротив их названия необходимо поставить прочерк. После того, как бланки заполнены, их необходимо проверить по всем пунктам на идентичность. Если все соответствует, то работник почты расписывается и ставит почтовый штамп. Затем один из бланков прикрепляется к вложению и упаковывается, а второй отдается отправителю.

Ну вот, мы в принципе и разобрались, как заполнять опись вложения в письмо. Главное, все правильно указать и заполнить, тогда не будет никаких нюансов. Тем более, что вся необходимая информация предоставлена в свободное пользование.

Почему-то все ссылаются на раздел 4. А ещё есть раздел 24:

Раздел 24. Особенности вручения РПО с описью вложения; с наложенным платежом; с наложенным платежом и описью вложения

24.1. РПО с объявленной ценностью, пересылаемые с описью вложения перед выдачей адресату вскрываются. Вложение почтового отправления сличается с описью вложения ф. 107.

24.1.1. Если при проверке вложения оно окажется в целости, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), акт на вскрытие не составляется. Отправление выдаётся в установленном порядке.

24.1.2. В случае если после проверки вложения оно окажется в целостности, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), но адресат отказывается получать отправление, работник отделения почтовой связи обязан составить акт ф. 51-в о вскрытии отправления в 2-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений. При этом в акте указывается «Адресат от получения отказался», а в постановляющей части акта указывается: Постановили: отправление перезаделать в присутствии адресата и направить в _____________ для возврата отправителю». Отправление после перезаделки возвращается при первом экземпляре акта ф. 51-в в объект почтовой связи места выдачи для вручения отправителю. Второй экземпляр акта ф. 51-в приобщается к документам ОПС (в данном случае, акт ф. 51-в в почтамт не направляется и расследование по данному факту не проводится).

24.1.3. При обнаружении недостачи, замены, полной или частичной порчи вложения работник отделения почтовой связи составляет акт ф. 51-в на вскрытие отправления в 3-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и проводится ведомственная проверка.

24.1.4. В случае отказа адресата от вскрытия отправления, он делает соответствующую отметку «От вскрытия отказываюсь. Претензий не имею» на извещении ф.22 (на оборотной стороне адресной части бланка сопроводительного адреса ф.116 к посылке, на листе бланка «Е 1-в» «Подтверждение получения» для отправлений EMS), а также проставляет число и подпись.

24.2. РПО с объявленной ценностью, пересылаемые с наложенным платежом, выдаются получателю после оплаты им полной суммы наложенного платежа и внесения платы за его пересылку почтовым переводом. До оплаты получатель имеет право на получение информации об адресных данных отправителя.

Работник отделения почтовой связи должен выдать адресату бланк наложенного платежа ф.113эн, поступивший вместе с РПО, а затем осуществить приём перевода наложенного платежа с выдачей квитанции, оформленной на ПКТ или квитанции, оформленной по форме №5 (на немеханизированных рабочих местах). После расчёта с получателем РПО вручается установленным порядком.

В случае если бланк наложенного платежа ф. 113эн отсутствует, работник отделения почтовой связи должен выписать дубликат с реквизитами данных получателя наложенного платежа указанными в обратном адресе РПО.

24.2.1. РПО с объявленной ценностью пересылаемые наложенным платежом, поступившие в дефектном состоянии, должны вручаться в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и при выдаче должны быть вскрыты. В этих случаях сумма наложенного платежа до вскрытия почтового отправления не взыскивается.

В случае отказа получателя от вскрытия он делает отметку в соответствии с пунктом 24.1.4. настоящего Порядка.

24.3. РПО с объявленной ценностью, пересылаемые с наложенным платежом и описью вложения перед выдачей адресату вскрываются. Вложение почтового отправления сличается с описью вложения ф. 107.

24.3.1. Если при проверке вложения оно окажется в целости, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), акт на вскрытие не составляется. С адресата взыскивается сумма наложенного платежа, и отправление выдаётся в установленном порядке.

24.3.2. В случае если после проверки вложения оно окажется в целостности, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), но адресат отказывается оплачивать наложенный платеж и получать отправление, работник отделения почтовой связи обязан составить акт ф. 51-в о вскрытии отправления в 2-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений. При этом в акте указывается «Адресат от получения отказался», а в постановляющей части акта указывается: Постановили: отправление перезаделать в присутствии адресата и направить в _____________ для возврата отправителю». Отправление после перезаделки возвращается при первом экземпляре акта ф. 51-в в объект почтовой связи места выдачи для вручения отправителю. Второй экземпляр акта ф. 51-в приобщается к документам ОПС (в данном случае, акт ф. 51-в в почтамт не направляется и расследование по данному факту не проводится).

24.3.3. При обнаружении недостачи, замены, полной или частичной порчи вложения работник отделения почтовой связи составляет акт ф. 51-в на вскрытие отправления в 3-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и проводится ведомственная проверка.
Запрещается выдавать получателю часть вложения отправления.

24.3.4. В случае отказа получателя от вскрытия он делает отметку в соответствии с пунктом 24.1.4. настоящего Порядка.

Такая отметка является основанием для отказа в удовлетворении претензии о недостаче, замене, полной или частичной порче вложения.

В случае отказа получателя от получения РПО после вскрытия, необходимо оформить возврат почтового отправления в соответствии с пунктом 24.1.2 настоящего Порядка.

24.3.5. РПО выдается получателю после оплаты им полной суммы наложенного платежа и внесения платы за его пересылку почтовым переводом. До оплаты получатель имеет право на получение информации об адресных данных отправителя.

Работник отделения почтовой связи должен выдать адресату бланк наложенного платежа ф. 113эн, поступивший вместе с РПО, а затем осуществить приём перевода наложенного платежа с выдачей квитанции, оформленной на ПКТ или квитанции, оформленной по форме №5 (на немеханизированных рабочих местах). После расчёта с получателем РПО вручается установленным порядком.

В случае если бланк наложенного платежа ф.113эн отсутствует, работник отделения почтовой связи должен выписать дубликат с реквизитами данных получателя наложенного платежа указанными в обратном адресе РПО.

На извещении ф.22 (на письма и бандероли с объявленной ценностью), на бланке сопроводительного адреса ф.116 к посылке, на копии бланка «E 1-в» «Подтверждение получения» к отправлению EMS на свободном месте работник отделения почтовой связи делает отметку о номере перевода и дате его приёма.

24.4. После выдачи адресату РПО с наложенным платежом, почтовое отправление обратно не принимается, сумма наложенного платежа, и плата за его пересылку не возвращаются.